Polityka prywatności ORG HUB

1. Kto odpowiada za dane

1. Intevero Sp. z o.o. z siedzibą w Dąbrowie Górniczej przy ul. Konopnickiej 60F, KRS 0001229354, NIP 6292521630, REGON 544274934, jest właścicielem platformy ORG HUB.
2. Intevero jest administratorem danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarza dane na własne potrzeby, w szczególności w związku z prowadzeniem strony internetowej, obsługą kontaktu, konfiguratora, kont demo, zawieraniem i wykonywaniem umów, rozliczeniami, bezpieczeństwem, obsługą zgłoszeń oraz dochodzeniem lub obroną roszczeń.
3. W przypadku danych zawodników, trenerów, administratorów klubu, opiekunów i innych osób wprowadzonych do środowiska konkretnego klubu administratorem danych jest co do zasady właściwy klub, który decyduje o celach, zakresie i podstawach przetwarzania tych danych.
4. W zakresie danych klubowych Intevero działa jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klubu, na podstawie umowy zawartej z klubem, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
5. Jeżeli jesteś zawodnikiem, trenerem, opiekunem, administratorem klubu albo innym użytkownikiem przypisanym do konkretnego klubu, w sprawach dotyczących danych wprowadzonych przez klub możesz kontaktować się również bezpośrednio z tym klubem.
6. Intevero nie wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@orghub.pl.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane w ORG HUB

W zależności od sposobu korzystania z serwisu i aplikacji mogą być przetwarzane w szczególności:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa klubu, dane osoby reprezentującej klub,
2. dane niezbędne do konfiguracji i obsługi klubu w Platformie, w tym nazwa klubu, adres e-mail, daty sezonu, dane administratora, dane rozliczeniowe i dane do odbioru wpłat,
3. dane kont użytkowników, w tym login, numer zawodnika, inicjały trenera, adres e-mail, status dostępu, przypisanie do grup, role i uprawnienia,
4. dane organizacyjne i sportowe wprowadzane w aplikacji, w tym wydarzenia, obecności, powołania, potwierdzenia udziału, statystyki, raporty i informacje przypisane do grup,
5. dane dotyczące płatności i rozliczeń klubowych, w tym informacje o składkach, zajęciach dodatkowych, statusach płatności, zarejestrowanych wpłatach oraz danych z importowanych plików bankowych, jeżeli klub korzysta z takiej funkcji,
6. dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, logi systemowe, informacje o urządzeniu, przeglądarce, błędach, aktywności w systemie oraz tokeny techniczne niezbędne do obsługi powiadomień push,
7. dane dotyczące zgód i ustawień komunikacji, w tym informacje o włączeniu lub wyłączeniu powiadomień push oraz powiadomień e-mail,
8. dane zawarte w korespondencji kierowanej do Intevero lub przesyłanej w ramach obsługi technicznej, organizacyjnej albo handlowej.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych przez Intevero

Gdy Intevero działa jako administrator danych, dane są przetwarzane w szczególności w następujących celach:

1. obsługa zapytań, korespondencji i kontaktu — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na udzieleniu odpowiedzi i prowadzeniu komunikacji,
2. podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz zawarcie i wykonanie umowy z klubem — w zakresie niezbędnym do obsługi relacji umownej,
3. prowadzenie konfiguratora i kont demo — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prezentacji i testowaniu usługi oraz, gdy dotyczy, w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy,
4. obsługa rozliczeń, faktur i obowiązków księgowych — w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa,
5. zapewnienie bezpieczeństwa, stabilności, diagnostyki i rozwoju Platformy — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Intevero polegającego na ochronie systemu, danych i ciągłości działania usługi,
6. ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Intevero,
7. wysyłka informacji handlowych lub marketingowych — wyłącznie wtedy, gdy istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda, jeżeli jest wymagana.

4. Dane klubowe i przetwarzanie w imieniu klubu

1. Klub samodzielnie decyduje, jakie dane zawodników, trenerów, administratorów, opiekunów i innych osób wprowadza do Platformy oraz w jakim celu z nich korzysta.
2. Klub odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania danych swoich użytkowników oraz za realizację obowiązków informacyjnych wobec tych osób.
3. Intevero przetwarza dane klubowe w celu świadczenia usługi ORG HUB, w szczególności utrzymywania kont, obsługi wydarzeń, grup, powołań, płatności, raportów, statystyk, powiadomień i wsparcia technicznego.
4. Intevero nie wykorzystuje danych klubowych do własnych celów marketingowych bez odrębnej podstawy prawnej.
5. Po zakończeniu współpracy dane klubowe są usuwane lub zwracane zgodnie z ustaleniami z klubem i umową powierzenia, chyba że dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa, jest niezbędne do bezpieczeństwa, rozliczalności albo ochrony roszczeń.

5. Dane osób małoletnich

1. ORG HUB jest narzędziem dla klubów sportowych i organizacji, które mogą prowadzić zajęcia także z udziałem osób małoletnich.
2. Jeżeli klub wprowadza do Platformy dane osób małoletnich, robi to jako administrator tych danych i odpowiada za spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym za właściwą podstawę prawną przetwarzania.
3. Intevero przetwarza dane osób małoletnich wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi na rzecz klubu i zgodnie z umową powierzenia.

6. Powiadomienia push i powiadomienia e-mail

1. Aplikacja ORG HUB może umożliwiać otrzymywanie powiadomień push oraz powiadomień e-mail dotyczących spraw organizacyjnych klubu, wydarzeń, powołań, płatności lub innych informacji związanych z korzystaniem z Platformy.
2. Powiadomienia push wymagają zgody systemowej udzielanej na urządzeniu użytkownika. Użytkownik może je wyłączyć w ustawieniach aplikacji, przeglądarki lub urządzenia.
3. Powiadomienia e-mail mogą być włączane lub wyłączane w aplikacji, jeżeli dana funkcja jest dostępna.
4. Komunikacja organizacyjna klubu nie jest traktowana jako marketing Intevero. Ewentualne treści marketingowe Intevero mogą być wysyłane tylko wtedy, gdy istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna.

7. Klub demo i środowiska testowe

1. Intevero może udostępniać środowiska demonstracyjne lub testowe, które służą pokazaniu działania Platformy.
2. W środowiskach demo należy używać wyłącznie danych fikcyjnych lub testowych. Nie należy wpisywać danych rzeczywistych zawodników, trenerów, opiekunów ani innych osób, jeżeli nie jest to konieczne i uzgodnione z Intevero.
3. Dane w środowiskach demonstracyjnych mogą być okresowo resetowane, usuwane lub nadpisywane w celu utrzymania prawidłowego działania demo.

8. Odbiorcy danych, dostawcy i podprocesorzy

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działanie ORG HUB, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, obsługi strony, rozliczeń, kontaktu, bezpieczeństwa albo obowiązków prawnych. Mogą to być w szczególności:

1. dostawcy infrastruktury, hostingu, chmury, narzędzi bazodanowych i środowisk aplikacyjnych, w tym usługi Google wykorzystywane do obsługi danych i automatyzacji systemu,
2. dostawcy usług sieciowych, zabezpieczeń, DNS, CDN i infrastruktury pośredniczącej, w tym Cloudflare,
3. dostawcy usług poczty elektronicznej i wysyłki wiadomości, w tym usługi wykorzystywane do powiadomień i wiadomości transakcyjnych,
4. dostawcy narzędzi do utrzymania kodu, strony internetowej, repozytoriów i wdrożeń,
5. podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze, administracyjne lub windykacyjne,
6. organy publiczne lub inne podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Aktualna informacja o głównych kategoriach podprocesorów znajduje się na stronie: Lista podprocesorów ORG HUB.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z dostawców technologicznych część danych może być przetwarzana poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on na podstawie mechanizmów przewidzianych przez przepisy o ochronie danych osobowych, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony albo innych wymaganych zabezpieczeń stosowanych przez dostawców usług.
3. Informacje o głównych kategoriach dostawców są wskazane w niniejszej polityce i na liście podprocesorów, a w relacji z klubem mogą być doprecyzowane w umowie, dokumentacji technicznej lub informacji przekazywanej klubowi.

10. Czas przechowywania danych

1. Dane związane z kontaktem przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
2. Dane związane z zawarciem i wykonywaniem umowy przechowujemy przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo okres przedawnienia roszczeń.
3. Dane rozliczeniowe i księgowe przechowujemy przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.
4. Dane techniczne i logi bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki, stabilności i rozliczalności działania Platformy.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, chyba że wcześniej odpadnie cel przetwarzania albo istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.
6. Dane klubowe przechowywane w środowisku klubu są przetwarzane przez czas świadczenia usługi na rzecz klubu oraz przez okres niezbędny do wykonania czynności końcowych po zakończeniu współpracy, zgodnie z umową z klubem i umową powierzenia.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa przysługują Ci następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych,
2. prawo sprostowania danych,
3. prawo usunięcia danych,
4. prawo ograniczenia przetwarzania,
5. prawo przenoszenia danych,
6. prawo wniesienia sprzeciwu,
7. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli Twoje dane są przetwarzane w środowisku konkretnego klubu, część praw powinna być realizowana bezpośrednio wobec tego klubu jako administratora danych. Intevero może wspierać klub w realizacji tych praw w zakresie wynikającym z umowy powierzenia.

12. Cookies, localStorage i dane techniczne

1. Serwis i aplikacja mogą wykorzystywać pliki cookies, localStorage, sessionStorage oraz podobne mechanizmy techniczne w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, aplikacji, logowania, konfiguracji, zapamiętywania ustawień, działania PWA i bezpieczeństwa.
2. Mechanizmy te mogą służyć m.in. do utrzymania sesji, przechowywania ustawień aplikacji, zapamiętania wybranego klubu, obsługi instalacji aplikacji na pulpicie telefonu, działania powiadomień oraz diagnostyki błędów.
3. Na dzień obowiązywania niniejszej polityki ORG HUB nie opiera działania strony na profilowaniu reklamowym ani pikselach marketingowych.
4. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody, serwis zostanie uzupełniony o odpowiedni mechanizm informacyjny lub mechanizm zarządzania zgodami, jeżeli będzie wymagany.
5. Użytkownik może zarządzać cookies z poziomu swojej przeglądarki, z zastrzeżeniem że wyłączenie części mechanizmów technicznych może wpłynąć na działanie serwisu lub aplikacji.

13. Bezpieczeństwo danych

1. Intevero stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, w szczególności kontrolę dostępu, rozdzielenie środowisk klubowych, ograniczenie dostępu administracyjnego, zabezpieczenia dostawców infrastruktury, szyfrowanie transmisji i działania diagnostyczne.
2. Klub odpowiada za bezpieczeństwo po swojej stronie, w szczególności za prawidłowe nadawanie uprawnień, odbieranie dostępu osobom nieuprawnionym oraz ochronę danych logowania użytkowników.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. ORG HUB nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. Jeśli w przyszłości w Platformie pojawią się funkcje oparte na takim przetwarzaniu, polityka prywatności zostanie odpowiednio uzupełniona.

15. Dokumenty powiązane

1. Regulamin ORG HUB
2. Projekt umowy na korzystanie z ORG HUB
3. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
4. Lista podprocesorów ORG HUB

16. Zmiany polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian funkcjonalności serwisu, dostawców, dokumentów umownych lub przepisów prawa.
2. Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie internetowej ORG HUB.

17. Data obowiązywania

Polityka prywatności obowiązuje od dnia 18.07.2026 r.